Een event organiseren

Bij het organiseren van een event komt er veel kijken, of je nu een groot sportevenement organiseert of je nieuwe product lanceert. Er zijn genoeg punten waar je op moet letten bij het organiseren om je event tot een succes te maken.

Voor wie is het event bedoeld?

Misschien wel de belangrijkste vraag om jezelf te stellen; wie is je doelgroep. Neemt de doelgroep echt deel aan het event, bijvoorbeeld bij sporttoernooien of is het de bedoeling dat het een bezoeker is? Er zit veel verschil hierin en is het belangrijk dat je weet hoe je deze groep het beste kan benaderen. Is het een festival en verkoop je kaartjes, dan is social media een goed platform om je doelgroep aan te spreken. Wanneer je een sporttoernooi organiseert is het weer handiger om direct met de teams contact te zoeken.

Wat voor soort event is het?

Is het een event waarvoor je kaartjes verkoopt, event op vrijwillige basis of is het handig om bezoekersregistratie bij te houden? Welke prijs ga je vragen? Moeten mensen überhaupt toegang betalen of is het gratis? Welke locatie is handig om te gebruiken? Wat is je budget om uit te geven? Dit zijn allemaal vragen om goed over na te denken.

Wat heb je allemaal nodig?

Bij een groot event zoals de Vrienden van Amstel in Ahoy heb je een stuk meer nodig dan bij het organiseren van een toernooi bij je lokale voetbalvereniging. Het is goed om te kijken welk budget je hebt en wat je hier allemaal van moet halen. Heb je een klein budget? Kies dan voor een virtuele receptie om hiervoor geen personeel te hoeven betalen. Daarnaast is het altijd handig om ver van tevoren op zoek te gaan naar vrijwilligers, zo kunnen ook deze vrijwilligers goed meehelpen in het proces vooraf in plaats van alleen het event zelf.